Gastos deducibles y no deducibles: la guía que necesitas antes de declarar

Uno de los quebraderos de cabeza más habituales de cualquier autónomo o pyme es saber qué gastos puede deducirse de verdad y cuáles, aunque estén relacionados con el negocio, Hacienda no va a aceptar. Un mal criterio aquí no solo significa pagar más impuestos de la cuenta: también puede derivar en una sanción si Hacienda revisa tu declaración y considera que dedujiste algo que no correspondía.

QUÉ CONVIERTE UN GASTO EN DEDUCIBLE

Para que un gasto reduzca tu base imponible, tiene que cumplir estos requisitos a la vez:

Estar vinculado a tu actividad económica: debe servir para obtener los ingresos del negocio, no ser un gasto personal disfrazado de profesional.
Estar justificado con una factura completa (no vale un simple tique o un recibo sin tus datos fiscales).
Estar registrado en tu contabilidad o libros de registro.
Haberse producido en el ejercicio al que se imputa.

Si falta cualquiera de estos cuatro puntos, el gasto no es deducible aunque el desembolso sea real y esté relacionado con tu trabajo.

GASTOS QUE SÍ PUEDES DEDUCIR

Compras de mercancía, materias primas o material de oficina.
Alquiler del local, oficina o coworking.
Suministros del local (luz, agua, internet, teléfono).
Suministros de la vivienda habitual si trabajas desde casa: solo el porcentaje que corresponda a los metros cuadrados afectados a la actividad (y con reglas específicas de Hacienda para calcularlo).
Cuota de autónomos a la Seguridad Social.
Sueldos y Seguridad Social de tus empleados, si los tienes.
Servicios profesionales: gestoría, asesoría, abogados.
Software y herramientas digitales (suscripciones SaaS, como la propia FactureGes).
Publicidad y marketing.
Formación relacionada con tu actividad.
Seguros vinculados al negocio (responsabilidad civil, local, etc.).
Amortización de bienes de inversión (ordenadores, maquinaria, mobiliario).
Dietas y gastos de manutención en desplazamientos por trabajo, dentro de los límites que marca Hacienda y siempre pagados por medios electrónicos.
Kilometraje por desplazamientos profesionales, con el justificante correspondiente.

GASTOS QUE NO PUEDES DEDUCIR

Multas, sanciones y recargos, aunque estén relacionados con la actividad.
Donativos y regalos a clientes que superen el límite legal (el 1% del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio).
Gastos personales sin relación directa con la actividad: compras del supermercado, ropa que no sea de uso exclusivo profesional (uniformes, EPIs), ocio.
Comidas o gastos de representación sin justificación clara de su vínculo con la actividad, o pagados en efectivo por encima de los límites permitidos.
El IVA soportado cuando no dispones de una factura completa a tu nombre (un tique no permite deducir IVA).
Provisiones para riesgos futuros no contemplados expresamente por la ley.
Intereses de demora con la propia Agencia Tributaria.

LAS ZONAS GRISES MÁS HABITUALES

Vehículo: solo es deducible al 100% si tu actividad exige su uso exclusivo (transporte, comerciales con desplazamiento constante, autoescuelas, etc.). Para el resto de actividades, Hacienda suele rechazar la deducción del vehículo turismo salvo que puedas acreditar un uso exclusivamente profesional, algo difícil de demostrar en la práctica.

Teléfono móvil: si usas el mismo número para uso personal y profesional, lo más seguro es tener una línea separada a nombre del negocio; si no, Hacienda puede cuestionar el porcentaje deducido.

Comidas con clientes: son deducibles como gasto de relaciones públicas, pero con límites cuantitativos y siempre con factura (no tique) y medio de pago trazable.

LA CLAVE: GUARDAR Y REGISTRAR CADA FACTURA

Más allá de saber qué es deducible, el verdadero problema del día a día es no perder ni una factura y tenerlas todas clasificadas cuando llega el momento de declarar. En FactureGes, el módulo de Gastos te permite registrar cada gasto con su categoría, adjuntar la factura y tener todo centralizado y ordenado por periodo, para que a la hora de hacer la declaración no tengas que reconstruir meses de recibos sueltos.

Ante la duda sobre si un gasto concreto es deducible, la recomendación siempre es la misma: consúltalo con tu gestoría antes de aplicarlo, y conserva la factura completa. Un gasto bien justificado y bien clasificado hoy te ahorra un disgusto con Hacienda mañana.